Datenschutz und Mietverwaltung

Am 25. Mai 2018 tritt die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Datenschutz ist aber kein neues Thema in der Mietverwaltung. Auch im alten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurden Vorgaben zum Umgang mit Daten gemacht und Verstöße bußgeldrechtlich bewehrt. Im folgenden Beitrag werden einige Grundsätze des Datenschutzes in der Mietverwaltung anhand von zwei Beispielen näher erläutert.

Im Rahmen der Mietverwaltung werden die unterschiedlichsten Daten zu den unterschiedlichen Zeitpunkten erhoben und verarbeitet. Personenbezogene Daten sind dabei alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, also Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Kontodaten, Informationen über Bonität, Geburtsdaten usw. Verarbeiten ist jeder Vorgang bzw. jedes Verfahren im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Das Gesetz benennt ausdrücklich: Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermitteln, Verbreiten oder eine andere Form, Abgleichen, Verknüpfen, Einschränken, Löschen und Vernichten. Das bedeutet, wann immer ein Name, Anschrift, E-Mail-Adresse erfasst oder übermittelt oder vernichtet wird, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Typische Vorgänge sind: Entgegennahme von Selbstauskünften, Schufa-Auskünfte, Erfassung von Daten in der Hausverwaltersoftware, Abrechnen von Heiz- und Wasserverbräuchen, Videoüberwachung, Weitergabe von Daten an Banken (Kaution) oder Handwerker zur Mängelbeseitigung. Die Liste ließe sich noch lange fortsetzen.

Was ist bei diesen Datenverarbeitungen zu beachten?

Die DSGVO hat Grundsätze der Verarbeitung normiert. Dies sind:
• Rechtmäßigkeit / Treu und Glauben / Transparenz
• Zweckgebundenheit
• Datenminimierung
• Speicherbegrenzung
• Richtigkeit
• Integrität / Vertraulichkeit

Zunächst ein Beispiel für die Rechtmäßigkeit:
Rechtmäßigkeit bedeutet, dass Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mieterdaten wird in den meisten Fällen, die Durchführung und Abwicklung des Mietvertrags mit dem Mieter sein. Namen, Anschriften und ähnliches sind erforderlich für die Abwicklung des Mietverhältnisses.

Namen und Anschrift sowie Wohnungslage können dabei auch an Dritte weitergegeben werden, wenn diese im Rahmen des Mietverhältnisses tätig werden. So muss sowohl der Heizkostenabrechner als auch der Handwerker wissen, wer wo wohnt, wenn er Verbräuche ablesen bzw. Mängel beseitigen soll.

Anders ist dies schon bei Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ein Mietverhältnis kann auch durchgeführt werden, ohne dass der Vermieter eine Telefonnummer des Mieters hat. Dasselbe gilt für die Heizungsablesung und die Mängelbeseitigung. Daher stellt sich immer wieder die Frage:

Darf der Vermieter die Telefonnummer eines Mieters weitergeben?

Mietrechtlich ist es so: Mängelbeseitigungsmaßnahmen bzw. deren Termine muss der Vermieter dem Mieter ankündigen. Der Vermieter kann sich hier auch vom Hausverwalter oder Handwerker vertreten lassen. Gegebenenfalls sind Fristen zu beachten.

Wenn der Mieter eine Einwilligung zur Weitergabe seiner Telefonnummer an Handwerker gegeben hat, darf die Telefonnummer an Handwerker mitgeteilt werden. Wenn umgangssprachlich gesprochen Gefahr im Verzug ist, die Reparaturmaßnahmen oder Baumaßnahmen eilig sein, weil sonst erhebliche Schäden oder Nachteile für Vermieter oder Mieter drohen, dürfte eine Weitergabe der Telefonnummer auch ohne ausdrückliche Einwilligung möglich sein. Nur so können dann nämlich die Beteiligten schnell kurzfristig Termine vereinbaren.

Ob telefonische mit dem Mieter ein Termin und die Weitergabe der Telefonnummer an den Handwerker vereinbart wurde, lässt sich im Streit oft schwer beweisen. Daher empfehlen wir, dass nicht eilige Termine durch Schreiben angekündigt werden.

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Wenn der Mieter mit einer Kommunikation per E-Mail oder SMS einverstanden ist und hier freiwillig und nachweisbar eine Einwilligung erklärt hat, wäre eine Terminankündigung auch per E-Mail oder SMS denkbar. Wenn der Mieter daneben auch in die Weitergabe von E-Mail-Anschrift und Mobilnummer eingewilligt hat, kann auch der Handwerker diesen Weg beschreiten.

Dieses einfache Beispiel zeigt, wie verzahnt Mietrecht und Datenschutzrecht sind und dass beim Verwalterhandeln der Datenschutz berücksichtigt werden muss.

Sowohl im Mietrecht als auch beim Datenschutz ist es unabdingbar, dass eine Dokumentation erfolgt. Aus der Mieterakte muss hervorgehen, ob eine Einwilligung in die Weitergabe der Telefonnummer / E-Mail-Adresse erteilt wurde, wer wann den Mangel gemeldet hat und wer wann die Mängelbeseitigung angekündigt hat. Wenn dies alles telefonisch erfolgt, sollten Gesprächsnotizen gefertigt werden.

Nun zur Integrität und Vertraulichkeit und zu einem anderen Arbeitsbereich:
Die Mietverwaltung findet in der Regel in einem Büro statt. Dort gibt es Akten mit Mieterdaten. Es stellt sich oft die Frage:

Dürfen Akten nach Feierabend auf dem Schreibtisch bleiben?

Wie aufgeführt, gelten die Grundsätze der Integrität und Vertraulichkeit. Die Daten müssen vor unbefugter und unrechtmäßiger Verarbeitung geschützt werden. Mietverwalter arbeiten in der Regel mit verschiedenen Dienstleistern zusammen. Hier gilt es zu unterscheiden: Es gibt Dienstleiter, die im Rahmen der Mietverwaltung und im Auftrag der Vermieter oder Verwalter auch Daten verarbeiten, wie zum Beispiel der Heizkostenabrechner. Dies wird im Datenschutz als Auftragsdatenverarbeitung oder Auftragsverarbeitung bezeichnet. Mit Auftragsverarbeitern müssen spezielle Verträge geschlossen werden.

Daneben gibt es noch weitere Dienstleister, wie denjenigen, der das Büro reinigt. Die Reinigungskraft verarbeitet keine Daten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist also nicht nötig. Dennoch müssen im Büro vorhandene Daten geschützt werden.

Die Daten dürfen nicht „ offen herumliegen“. Es gilt die sogenannte Clean-Desk-Policy. Der Schreibtisch (desk) muss sauber sein (clean), aber auch der Aktenschrank und das Regal. Wenn Externe (Reinigungskräfte, Mieter, Handwerker) in das Büro kommen können, müssen alle Quellen, Akten, Schreiben, Übersichten usw. aus denen personenbezogene Daten ersichtlich sind, weggeräumt und verschlossen werden. Daneben sollten Dienstleister aber auch auf Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Eine Clean-Desk-Policy hat weitere Vorteile: An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich besser, große Stapel unbearbeiteter Akten belasten nicht das Gewissen und den Arbeitseifer; das Suchen von Unterlagen fällt weg.

Fazit

Datenschutz ist ein umfangreiches Thema. Es betrifft viele Bereiche in der täglichen Arbeit von Mietverwaltern. Sie müssen die Daten der Mieter, aber auch ihrer Mitarbeiter vor unberechtigter Verarbeitung schützen und dürfen diese selbst nur verarbeiten, wenn es rechtlich erlaubt ist.

Daher empfehlen wir neben dem sorgsamen Umgang mit Daten jetzt Prozesse bzw. Verfahrensabläufe zu definieren, wie mit Daten umgegangen wird. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung werden solche Verfahrensabläufe verpflichtend. Die Definition der Prozesse hilft aber auch die Arbeit zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.



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