Möglichkeiten der Vergütung für Verwalter im Rahmen der DSGVO

Möglichkeiten der Vergütung für Verwalter im Rahmen der DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bedeutet für alle Immobilienverwalter (folgend nur Verwalter) zusätzlichen Aufwand.

Die EU-weite Verordnung verlangt insbesondere eine Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Ziel ist es, dass ein Sicherheitsstandard geschaffen wird, der angemessen ist, um die verarbeiteten Daten ausreichend zu schützen. Darüber hinaus ist jeder Verwalter verpflichtet, zu jedem Prozess, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, Verfahrensverzeichnisse/Verarbeitungsverzeichnisse (VVV) zu erstellen. Er muss bei jeder Datenerhebung den Betroffenen über die Datenverarbeitung informieren – dies gilt sowohl bei der Erhebung direkt beim Betroffenen oder bei der Erhebung, wenn die Daten von einem Dritten (beispielsweise dem vorherigen WEG-Verwalter) stammen. Wenn ein Betroffener Auskunft verlangt, muss diese umfassend erteilt werden – auch dieser Prozess ist vorzubereiten.

All diese Maßnahmen müssen DSGVO-konform erfolgen und daher insbesondere formalen Erfordernissen entsprechen.

Auch bei der Umsetzung der DSGVO sollte sich jeder Verwalter fragen: wer bezahlt den ganzen Aufwand? Ist das alles ein Eigenaufwand, den ich als Verwalter selbst tragen muss? Gibt es Möglichkeiten, den Aufwand von Dritten (den eigenen Auftraggebern) erstattet zu bekommen. Oder wird wieder einmal vorausgesetzt, dass dieser Aufwand im Verwalterhonorar enthalten ist? Die Marge für Verwalter ist nicht riesig – oft eher das Gegenteil. Insbesondere vor diesem Hintergrund bedeutet der zusätzliche Aufwand mit der DSGVO einen Einschnitt in die Gewinnmarge.

Ob und wie der Verwalter sich Maßnahmen und den Aufwand nach der DSGVO von Dritten vergüten lassen kann, ist rechtlich nicht gerichtlich geklärt – wie auch. Die DSGVO gilt verbindlich „erst“ seit dem 25.05.2018. Der Autor betritt mit seinen Ausführungen Neuland, um auf Türen aufmerksam zu machen, die ein zusätzliches Honorar ermöglichen – durchgehen muss jeder Verwalter selbst.

Grundüberlegung für eine Zusatzvergütung ist, wann setzt der Verwalter die DGSVO für sich um und wann ergreift er Maßnahmen für Dritte. Für Maßnahmen im ausschließlichen Eigeninteresse wird der Verwalter keine Zusatzvergütung verlangen können. Für Maßnahmen, die der Verwalter (auch) im Interesse von Dritten übernimmt, sollte er eine Zusatzvergütung verlangen.

Fangen wir bei Maßnahmen an, die offensichtlich im ausschließlichen Eigeninteresse des Verwalters sind – z.B. die Verwaltung von personenbezogenen Daten der eigenen Mitarbeiter. Der Verwalter als Arbeitgeber entscheidet über das „Wie“ und „Warum“ der Datenverarbeitung eigenverantwortlich. Diese Entscheidungsfreiheit macht den Arbeitgeber im Sinne der DSGVO zum Verantwortlichen. Der Verwalter als Verantwortlicher setzt im ausschließlichen Eigeninteresse die DSGVO um und kann dafür kein Zusatzhonorar verlangen.

Wie sieht es mit personenbezogenen Daten beispielsweise von Mietern aus, wenn der Verwalter die Mietverwaltung oder die Sondereigentumsverwaltung übernommen hat? Für wen bzw. in wessen Auftrag erfolgt bei dieser Verwaltung die Datenerhebung und Datenverarbeitung? Grundsätzlich erfolgt dies im Auftrag und im Interesse des Eigentümers – letztlich sind es „dessen“ Daten. Dass es sich um „Daten des Eigentümers“ handelt, wird deutlich, wenn es zu einem Verwalterwechsel oder zu einer Beendigung des Verwaltungsauftrages kommt. Der alte Verwalter ist verpflichtet, die erhobenen Daten und Unterlagen an den neuen Verwalter bzw. an den Eigentümer zu übertragen.

Der Eigentümer ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Seine Entscheidung über das „Wie“ und „Warum“ der Datenverarbeitung trifft der Eigentümer dadurch, dass er die Datenverarbeitung einem Dritten, dem Verwalter, überträgt. Letztlich ist die Entscheidung, einem Dritten vollständig die Datenverarbeitung zu übertragen, die weitest gehende, die getroffen werden kann. Da die Daten immer „Daten des Eigentümers“ sind, kann der Immobilieneigentümer sich seiner Position als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO nicht entziehen – auch wenn er einen Verwalter beauftragt.

Im Rahmen der Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung nimmt der Verwalter insoweit auch DSGVO-Aufgaben eines anderen Verantwortlichen (des Eigentümers) wahr und kann sich dies vergüten lassen.

Bei der WEG-Verwaltung ist die Situation rechtlich ähnlich. Die Daten der WEG „gehören“ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Deutlich wird dies insbesondere dann, wenn es keinen WEG-Verwalter gibt. Auch bei einem WEG-Verwalterwechsel oder einer Beendigung der WEG-Verwaltung ist der alte WEG-Verwalter verpflichtet, die Daten an die WEG bzw. den neuen WEG-Verwalter zu übertragen. Indem die WEG für die Verwaltung einen WEG-Verwalter bestellt, entscheidet die WEG über das „Wie“ und „Warum“ der Datenverarbeitung – eben durch Übertragung an den WEG-Verwalter. Dass der WEG-Verwalter nach dem gesetzlichen Leitbild vorgesehen ist (wenn auch nicht zwingend), ändert daran nichts. Die WEG ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Da die Daten letztlich immer „Daten der WEG“ sind, kann die WEG sich nicht ihrer Position als Verantwortlicher entziehen – auch wenn sie einen WEG-Verwalter beauftragt.

Auch hier wird der Verwalter für einen anderen Verantwortlichen (die WEG) tätig und kann sich dies vergüten lassen.

Dieser Zusatzvergütung (sowohl bei der Miet- und Sondereigentums- als auch bei der WEG-Verwaltung) steht nicht entgegen, dass der Verwalter selbst auch Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist. Eine solche Konstellation, dass es mehrere Verantwortliche gibt, sieht die DSGVO ausdrücklich vor. Dabei regelt die DSGVO, dass die Verantwortlichen in einer Vereinbarung transparent festlegen, wer von Ihnen welche Pflichten erfüllt. Gleichfalls kann in einer solchen Vereinbarung eine entsprechende Vergütung geregelt werden.

Wann übernimmt der Verwalter beispielsweise Aufgaben nach der DSGVO für den Auftraggeber?

Bei der Übernahme einer Verwaltung übergibt der Auftraggeber oft „Datenberge“ aus der Vergangenheit. Der Verwalter sollte es ablehnen, unnötige Daten zu übernehmen, die für die laufende Verwaltung nicht erforderlich sind. Übernimmt der Verwalter Daten, die z.B. ohne Rechtsgrundlage erhoben wurden oder längst hätten gelöscht werden sollen, riskiert der Verwalter eine Verletzung der DSGVO und damit ein Bußgeld. Das gleiche Bußgeld droht dem Auftraggeber – ein entsprechender Hinweis ist hilfreich. Entweder der Auftraggeber sortiert die Unterlagen vor Übergabe entsprechend oder der Verwalter übernimmt das „Aufräumen“ – gegen Honorar. Im Ergebnis schafft der Verwalter somit eine DSGVO-konforme Datenbasis und schützt sich vor einem Bußgeld.

Werden Daten erhoben, muss der Betroffene entsprechend informiert werden. Grundsätzlich muss auch der Auftraggeber selbst dieser Verpflichtung nachkommen. Der Verwalter kann anbieten, diese Informationspflicht zu übernehmen.

Müssen Daten vernichtet werden, muss dies ebenfalls DSGVO-konform erfolgen. Dies kann der Verwalter ebenfalls für den Auftraggeber übernehmen.

Wie sollte die Honorierung geregelt werden? Grundsätzlich bietet sich eine Honorierung nach zeitlichem Aufwand oder nach einer Pauschale an. Die laufende Anpassung des Datenbestandes an die Vorgaben der DSGVO kann beispielsweise monatlich pro Einheit oder ebenfalls pauschal vergütet werden. Für zukünftige Verwalterverträge sollte die Übernahme von DSGVO-Maßnahmen gesondert ausgewiesen und bepreist werden. Die Pflichten und Vergütungen der beiden Verantwortlichen (Auftraggeber und Verwalter) sollten in einem DSGVO-konformen Vertrag festgehalten werden.

Autor: Rechtsanwalt Steffen Groß von Groß Rechtsanwälte
Veröffentlichung: DDIV aktuell Das Fachmagazin für den Immobilienverwalter l Ausgabe 02 2019