Wohnungseigentümerversammlung und Digitalisierung

Wohnungseigentümerversammlung und Digitalisierung

Zur letzten Bundestagswahl sahen die Wahlprogramme der großen Parteien den Ausbau der Digitalisierung vor. Es wurde angekündigt, dies zur „Chefsache“ zu machen. Digitalisierung ist also eines der Schlagworte unserer Zeit. Selbstverständlich betrifft das auch die Verwalterbranche. In einer Verbandszeitschrift beschrieb ein Hausverwalter zum Thema „Digitalisierung in der Hausverwaltung“ wie er Schriftstücke scannt und worauf dabei zu achten ist (Haas, Digitalisierung in der Hausverwaltung, Der ImmobilienVerwalter 2015/3, 50 f.). Aber Digitalisierung ist mehr als nur Scannen oder die digitale Ablage von Dokumenten. Sie betrifft ua die Versammlung von Wohnungseigentümern, worum es im Folgenden geht.

  1. Einführung

Digitalisierung bezeichnet die Überführung von Informationen von einer analogen in eine digitalen Speicherform aber auch die Übertragung von Aufgaben, die bisher vom Menschen übernommen wurden, auf den Computer.[1] Es geht also um einen Prozess – eine Änderung der Arbeitsweise.

Die Diskussion zum Thema „Versammlung und Digitalisierung“ beginnt daher mit dem Ausgangspunkt dieser Veränderung, der klassischen Eigentümerversammlung oder Präsenzversammlung und beleuchtet dann, welcher Schritt bereits heute oder zukünftig durch die Einführung digitaler Technologien verändert werden kann.

Warum ist die „richtige“ Abhaltung der Versammlung wichtig? Nach § 23 I WEG werden Angelegenheiten der Gemeinschaft durch Beschlüsse in den Versammlungen geordnet. Die Versammlung ist das Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft, durch das im Wege des gegenseitigen Gedankenaustausches eine gemeinsame Willensbildung erst ermöglicht wird und auch Minderheiten ihre Meinung artikulieren können.[2] Beschlüsse, die nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, können anfechtbar oder gar nichtig sein. Nach § 49 II WEG können dem Verwalter die Prozesskosten auferlegt werden, wenn ihn ein grobes Verschulden trifft und die Tätigkeit des Gerichts durch ihn veranlasst wurde. Der Verwalter haftet daher gegebenenfalls für die Herbeiführung anfechtbarer Beschlüsse und zwar auf die Prozesskosten des Anfechtungsprozesses[3] aber gegebenenfalls auch auf Schadensersatz.[4]

  1. Die Präsenzversammlung

Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie bereits heute die Digitalisierung in die Eigentümerversammlung Einzug gehalten hat. Dazu werden folgende Verfahrensschritte beleuchtet: die Einberufung mit Zurverfügungstellung der Unterlagen und die Durchführung der Versammlung.

  1. Die Einberufung der Eigentümerversammlung

Der erste Punkt, der digital erfolgen kann und bereits jetzt vielfach digital erfolgt, ist die Einberufung. Die Einberufung muss nach § 24 IV 1 WEG in Textform erfolgen. Textform iSd § 126 b BGB liegt vor, wenn die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht wird.

  1. a) Ladung per E-Mail

Einigkeit besteht darüber, dass eine E-Mail – meist mit einfacher Signatur – den Vorgaben der Textform genügt.[5] Zur Wirksamkeit der Ladung gehört nach überwiegender Ansicht auch deren Zugang nach § 130 I BGB.[6] Eine Ausnahme soll dann gegeben sein, wenn die Ladung per Übergabeeinschreiben erfolgt[7] oder in der Gemeinschaftsordnung eine Fiktion des Zugangs unter bestimmten Voraussetzungen vereinbart ist.[8] Zugang ist das Gelangen der Erklärung in den Machtbereich des Empfängers und zwar so, dass es nur noch an ihm liegt, von ihr Kenntnis zu nehmen. Ferner muss die Kenntnisnahme zu erwarten sein.[9] Eine E-Mail kommt in einem E-Mailpostfach an und gelangt so in den Machtbereich des Empfängers. Mit einer Kenntnisnahme ist allerdings nur zu rechnen, wenn der Adressat diesen Übermittlungsweg für den Verwalter geöffnet hat, denn nur dann kann der Verwalter davon ausgehen, dass diese Empfangsvorrichtung bereitgehalten und regelmäßig überwacht wird.[10]

Dieses Öffnen für den Verwaltungsweg ist nicht gegeben, wenn ein Dritter, der insoweit nicht als Vertreter fungiert, eine E-Mailadresse mitteilt. Eine Ausnahme zu dieser These dürfte dann vorliegen, wenn dieser Dritte der frühere Verwalter der Wohnungseigentumsanlage ist. Wenn ein Eigentümer gegenüber dem Verwalter seine E-Mailadresse bekannt gegeben und erklärt hat, diese sei zur Kommunikation zu nutzen, kann im Zweifel auch der nächste Verwalter diese E-Mailadresse nutzen.

Wenn ein Eigentümer keine Zustimmung zur Nutzung einer bestimmten E-Mailadresse erteilt hat, sollte es bei der Kommunikation per Post bzw. der in der Gemeinschaftsordnung vereinbarten Art der Kommunikation bleiben.

Unterstellt die Ladung per E-Mail ist zulässig, ist weiter zu klären, ob die Ladung zB als pdf-Dokument in den Anhang oder in den E-Mailtext selbst gehört. Einige E-Mailprogramme blockieren E-Mails mit Anhängen, die ein bestimmtes Datenvolumen überschreiten. Auch Postfächer mit einem starken Schutz für schädlicher Software, also Firewalls oder Antivirenprogramme blockieren unter Umständen E-Mails mit Dateianhängen. Hier ist zu diskutieren, wie der Zugang sichergestellt werden kann. Aus dem in diesem Abschnitt Gesagten folgt, dass E-Mails – zumindest derzeit – nur dann als Mittel der Kommunikation verwendet werden können, wenn der Empfänger ausdrücklich diesen Kommunikationsweg eröffnet hat. Bei einer derartigen Absprache sollten auch über die Frage des Versands von Anhängen einer bestimmten Größe oder von Anhängen, die mit Verlinkungen versehen sind, Absprachen getroffen werden, um Blockierungen zu vermeiden. Der Empfänger hat dann sicherzustellen, dass er die E-Mails auch empfangen kann; auf technische Probleme kann er sich hier nicht berufen.[11] Wenn aber die E-Mail anhand ihrer äußeren Erscheinung objektiv geeignet ist, den Anschein einer Spam-Nachricht zu erwecken oder die Anhänge geeignet sind, den Anschein zu erwecken, dass sie mit einer Schadsoftware versehen sind, gilt die Nachricht als nicht zugegangen, wenn der Empfänger sie aus diesem Grund nicht öffnet oder löscht.[12] Der Verwalter muss also sicherstellen, dass die E-Mail mit der Ladung weder wie eine Spam-Nachricht aussieht noch verdächtige Anhänge enthält.

Empfehlenswert ist, die Einberufung in den E-Mailtext aufzunehmen und nicht als Anhang zu versenden. In einer zweiten E-Mail können dann gegebenenfalls erforderliche Unterlagen übersandt werden.

Beim Versand einer Ladung per E-Mail stellt sich für Verwalter die Frage nach der Verschlüsselung der E-Mail bzw. der Anhänge der E-Mail. Für den Fall, dass personenbezogene Daten versandt werden, ist zu prüfen, ob nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben eine Verschlüsselung notwendig ist. Nach Art. 32 DSGVO trifft der Verantwortliche – also der Verwalter – geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehört nach Art. 32 I lit a) DSGVO auch die Verschlüsselung von Daten. Art. 32 I DSGVO wird aber eingeschränkt durch die Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit einer Panne und Schwere des Risikos. Eine zwingende Pflicht zur Verschlüsselung von E-Mails besteht daher nach dem Wortlaut dieser Vorschrift nicht. Im Hinblick auf die sich rasant entwickelnden technischen Möglichkeiten, den daraus resultierenden fallenden Implementierungskosten ist aber eine Verschlüsselung von E-Mails zumindest aber der E-Mailanhänge angezeigt. Hierbei ist – obwohl es trivial ist – auch immer wieder darauf hinzuweisen, dass die Übermittlung des Schlüssels (Passworts) auf einem anderen Wege als per E-Mail erfolgen soll.

In diesem Abschnitt wird abschließend noch der Zeitpunkt des Zugangs einer Erklärung per E-Mail zu diskutieren sein. In seiner Entscheidung vom 19.2.2016 hat das OLG Jena ausgeführt, dass es einem Anwalt in den Bürozeiten möglich ist und auch zu erwarten ist, dass die Kenntnisnahme unmittelbar nach dem Erhalt der E-Mail erfolgt. Im entschiedenen Fall hatte ein Anwalt, dessen Büro ab 8:00 Uhr besetzt war, bis 8:56 Uhr eine E-Mail eines Mandanten offensichtlich nicht bearbeitet. Es heißt „Bis zur Versendung des Schriftsatzes am 28.5.2015 um 8:56 Uhr bestand nahezu eine Stunde Zeit, die E-Mail … zur Kenntnis zu nehmen und eine weitere anwaltliche Tätigkeit einzustellen.“[13] Diese Entscheidung hat in der Anwaltschaft für Unruhe gesorgt, entspricht aber der wohl hM für E-Mailpostfächer von Geschäftsleuten, bei denen eine E-Mail sofort nach Eingang im Postfach als zugegangen gilt.[14] Allgemein wird vertreten, dass für Privatleute eine Kontrolle des E-Mailpostfachs aber nur einmal am Tag geboten ist. Da aber nicht vorausgesagt werden kann, wann dies der Fall ist, ist von einem Zugang der Erklärung am nächsten Tag auszugehen.[15]

  1. b) Beizufügende Unterlagen

Unterlagen sind den Ladungen beizufügen, wenn eine Auseinandersetzung mit den Unterlagen für die geplante Beschlussfassung erforderlich ist und die Einsichtnahme in die Unterlagen beim Verwalter unzumutbar ist, oder das Studium der Unterlagen in der kurzen Zeit vor oder in der Versammlung unmöglich ist.[16] Dies gilt zum Beispiel für die Abrechnungen[17] oder auch für Beschlüsse über Baumaßnahmen. Auch hier stellen sich die bereits oben angesprochenen Fragen von Datenvolumen und Verschlüsselung.

Viele Hausverwaltungen sind bereits dazu übergegangen, Kommunikationsportale zur Einsicht in die Unterlagen zu nutzen oder zu betreiben. Die Zugangsdaten, also Benutzernamen und Kennwort, werden den Eigentümern auf einem sicheren Übermittlungsweg mitgeteilt. Die Wahrung der Vertraulichkeit ist wichtig und wird damit gewährleistet.

Einen Eigentümer nur auf die Einsicht online zu verweisen, dürfte aber – ohne entsprechende Vereinbarung unter den Wohnungseigentümern – nicht möglich sein, ein zwangsweiser Verweis auf elektronische Telekommunikation ist nicht möglich.

  1. c) Ladungen auf Kundenportal

Auch Ladungen können wie die Unterlagen auf einem solchen Portal eingestellt werden. Hier stellt sich wieder und insbesondere die Frage nach dem Zugang der Ladung. Zwei Punkte sind hierbei zu klären: Ist ein Dokument auf dem Kundenportal des Verwalters in den Machtbereich des Eigentümers gelangt und (wann) ist mit einer Kenntnisnahme zu rechnen?

CD-Ram, USB-Stick oder E-Mail gehören zu den dauerhaften Datenträgern.[18] Nach der Gesetzesbegründung reicht auch ein elektronisches Dokument aus, das mit Hilfe von Anzeigeprogrammen sichtbar ist.[19] Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung speichern oder ausdrucken kann und das Dokument nicht einseitig verändert werden kann.[20]

Die Website ist selbst dauerhafter Datenträger, wenn sie einen sicheren Speicherplatz für einzelne Nutzer enthält, auf welchen mittels Benutzername sowie Passwort zugegriffen werden kann, und wenn derjenige, der die Information dort eingestellt hat, keine Möglichkeit zu deren Veränderung hat. Diese zweite Kategorie entspricht den bereits heute gängigen Kundenportalen.[21]

Der EuGH hat zur Zahlungsdiensterichtlinie 2007[22] entschieden, dass Erklärungen nur dann auf einem dauerhaften Datenträger mitgeteilt werden, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: die Dokumente müssen heruntergeladen und gespeichert werden können, ohne dass der Absender diese noch einseitig verändern kann, und der Absender muss tätig werden, um dem Empfänger mitzuteilen, dass eine Nachricht vorhanden ist.[23] Diese Entscheidung erging zur Frage der Änderungen von Informationen und Vertragsbedingungen bei einem E-Banking-Vertrag, ist aber dennoch anwendbar auf die Kommunikation über ein Kundenportal eines Wohnungseigentumsverwalters, denn dieselben Überlegungen zur Wirksamkeit und zum formgerechten Zugang liegen hier zugrunde.

Jedenfalls kann nur dann mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden, wenn es eine Push-Nachricht gibt. Der Empfänger, hier also der Wohnungseigentümer, wird darüber informiert, dass es einen neuen Posteingang in seinem Portal gibt. Diese Nachricht ist aber nicht nur als Aufforderung zu verstehen, einen Brief abzuholen (wie dies beim Einschreiben der Fall wäre), sondern als Mitteilung, dass der Briefkasten geöffnet werden soll, denn das Schreiben ist bereits in den Machtbereich des Empfängers gelangt.

Diese Ansätze – Push-Nachricht und Downloadmöglichkeit – und das Einverständnis des Eigentümers sind die Voraussetzungen, unter denen eine Ladung wirksam über ein Portal zugestellt werden kann.

  1. d) Beschlusskompetenz

Der Aufwand für den Verwalter wird höher, wenn einzelne Eigentümer digital kommunizieren wollen, andere aber nicht. Der Verwalter lebt dann gewissermaßen in zwei Welten, der analogen und der digitalen. Daher dürfte es im Interesse von Verwaltern sein, für die Gemeinschaften einheitlich vorzugehen.

Im Unterschied zum Anwaltsdasein und der verpflichtenden passiven Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs im elektronischen Rechtsverkehr ist die Teilnahme an der elektronischen Post für Wohnungseigentümer nicht gesetzlich vorgeschrieben. In vielen Gemeinschaftsordnungen ist heute noch keine digitale Kommunikation vorgesehen. Mit dem Argument, dass die Zeit- und Kostenersparnis bei der elektronischen Kommunikation wohl ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen dürfte, könnte diese beschlossen werden. Für einen solchen Beschluss, wonach zukünftig ausschließlich elektronisch oder digital kommuniziert wird, fehlt aber die Beschlusskompetenz. Ein solcher Beschluss wäre nichtig.[24]

Gemäß § 21 VII Alt. 3 WEG können allerdings Eigentümer über die Kosten für einen besonderen Verwaltungsaufwand beschließen und so gegebenenfalls eine „Strafgebühr“ für einzelne Eigentümer herbeiführen. Ein besonderer Verwaltungsaufwand ist gegeben, wenn der Aufwand das normale, übliche Maß überschreitet.[25] Nach dieser Definition wäre diese Strafe für einen Eigentümer, der nicht an der elektronischen Kommunikation teilnimmt, unzulässig, weil keine Überschreitung des Üblichen vorliegt. Durch die Nichtteilnahme an der elektronischen Kommunikation kann aber für einzelne Eigentümer ein höherer Aufwand entstehen, als für andere. Allein der Aufwand, den die Verwaltung hat, genügt aber auch nicht. Ein besonderer Verwaltungsaufwand im Bereich der gesetzlich geschuldeten Tätigkeit ist ebenfalls schwer vorstellbar.[26] Es kommt daher auf die Vereinbarungen im Verwaltervertrag an. Wenn hier für die Kommunikation per Papier – wie Kopierkosten – Sondervergütungen vereinbart sind,[27] dann ist ein besonderer Verwaltungsaufwand gegeben, über dessen Verteilung beschlossen werden kann.

Eine Vereinbarung über die elektronische Kommunikation kann wirksam getroffen werden. Dass dies für den Käufer einer Wohnung ein zwangsweiser Verweis auf das elektronische System ist und daher unwirksam sein könnte, ist bisher nicht diskutiert worden. Eine derartige Vereinbarung ist aber weder gesetzes- noch sittenwidrig. Wenn auch Vereinbarungen über eine Zugangsfiktion – wie oben dargestellt – wirksam sind, sind keine durchgreifenden Argumente ersichtlich, die gegen die Vereinbarung der elektronischen Kommunikation zwischen den Eigentümern und der Verwaltung sprechen.

  1. Die Durchführung der Eigentümerversammlung

Noch vor Beginn der Eigentümerversammlung, aber auch vor jeder einzelnen Beschlussfassung prüft der Verwalter die Beschlussfähigkeit der Versammlung.[28] Nach § 25 III WEG ist die Versammlung beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren.

  1. a) Vollmachtsurkunde

Bei individueller oder vereinbarter elektronischer Kommunikation stellt sich die weitere Frage, ob der Eigentümer einen Dritten, sei es ein anderer Eigentümer, der Verwalter oder ein anderer Dritter, auch elektronisch bevollmächtigen kann, für ihn an der Versammlung teilzunehmen sowie die Rederechte und Stimmrechte wahrzunehmen. Grundsätzlich ist die Erteilung einer Vollmacht auch zur Stimmabgabe in der Eigentümerversammlung formfrei möglich.[29] Allerdings können bei einseitigen Rechtsgeschäften Vollmachten nach § 174 BGB zurückgewiesen werden, wenn der Bevollmächtigte die Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der Vollmachtsgeber den Anderen nicht über die Bevollmächtigung informiert hat.

Wem das Zurückweisungsrecht zusteht, ist höchstrichterlich noch nicht abschließend geklärt. Nach einer Entscheidung des LG Dresden kann jeder Versammlungsteilnehmer die Vollmachten prüfen und die Vollmachten zurückweisen, wenn sie nicht im Original vorliegen.[30] Der Bundesgerichtshof hat in einem anderen Zusammenhang ausgeführt, dass der Versammlungsleiter Adressat der Abstimmungserklärung ist. Daher dürfte nach dieser Auffassung nur dem Versammlungsleiter das Widerspruchsrecht nach § 174 BGB zustehen. Im entschiedenen Fall des LG Dresden war der Verwalter der bevollmächtigte Vertreter. In einem solchen Fall lediglich im Versammlungsleiter einen Adressat seiner eigenen Abstimmungshandlung als Vertreter zu sehen, würde den Schutzzweck des § 174 aushöhlen. Das Zurückweisungsrecht steht daher nach hM neben dem Versammlungsleiter auch den Eigentümern und dem Beirat zu.[31]

Was bedeutet nun Originalvollmacht? Zunächst kann hier diskutiert werden, ob ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, die Voraussetzungen einer Originalurkunde erfüllt. Für die Beweiskraft wird insoweit auf § 371a ZPO verwiesen, wonach private elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur dieselbe Beweiskraft haben, wie private Urkunden. Andererseits ist nach derzeit hM für die Vollmachtsurkunde im Hinblick auf die Vorlage- und Rückgabepflicht eine Verkörperung in Papier zwingend.[32] Daher müssen der Versammlungsleiter und die bevollmächtigten Vertreter hier derzeit noch bei der analogen Welt bleiben. Nur tatsächlich unterschriebene Originale schließen die Zurückweisung nach § 174 BGB aus.

  1. b) Abstimmung

Bei der Durchführung einer Präsenzversammlung, an der nur im gegenständlichen Raum anwesende Eigentümer teilnehmen, können elektronische Medien genutzt werden, unter anderem für die Abstimmung oder die Führung von Anwesenheitslisten. Formvorschriften für die Führung von Anwesenheitslisten oder für die Abstimmung sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Vorbehaltlich anderer Regelungen in der Gemeinschaftsordnung ist also die Abstimmung per App auf einem Smartphone oder Tablett denkbar. Diese Tabletts können beispielsweise vor der Versammlung vom Verwalter ausgeteilt werden. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass menschliche Fehler beim Zählen damit fast ausgeschlossen werden können. Für den Fall der Abstimmung über bauliche Veränderungen kann hier leicht ermittelt werden, ob alle nachteilig betroffene Eigentümer zugestimmt haben.

  1. c) Niederschrift

Der Versammlungsleiter kann in der Versammlung auch weitere elektronische Hilfsmittel nutzen. Die Nutzung von Notebooks zur Erstellung der Niederschrift ist nur ein kleiner aber wichtiger Schritt in die Richtung der digitalen Durchführung der Versammlung. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Niederschrift ist schneller fertiggestellt; wenn der Versammlungsleiter einen tragbaren Drucker mitbringt oder ein Drucker vor Ort ist, kann er die Niederschrift direkt im Anschluss an die Versammlung ausdrucken und sofort unterschreiben lassen. Mit diesem Vorgehen werden Diskussionen um den Inhalt der Niederschrift, die Wirksamkeit und die Personen der Unterschreibenden vermieden. Letztlich spricht vor allem die erhebliche Zeitersparnis für ein derartiges Vorgehen.

Theoretisch denkbar ist, das Protokoll mithilfe eines Signaturprogramms mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Technisch ist dies zweifellos möglich. Beide Dateien Niederschrift und die diesbezügliche Signatur können dann revisionssicher archiviert werden. Im Lichte von § 126a BGB und § 371a ZPO betrachtet sollte dies zulässig sein. Nach der aktuellen Gesetzeslage ist die Niederschrift der Versammlung im Original aufzubewahren und zwar ewig.[33] Im Wortlaut von § 24 VI 2 WEG heißt es „unterschreiben“. Diese Klausel wird insoweit wörtlich ausgelegt und zwar dahingehend, dass Unterschrift der Namenszug unter einem Dokument ist und die Niederschrift zu Papier gebracht wird. Nach den heutigen technischen Möglichkeiten ist der Wortlaut Niederschrift aber nach dem Sinn und Zweck dahingehend auszulegen, dass lediglich eine Lesbarkeit gewollt ist.[34]

Das Unterschreiben eines elektronischen Dokuments kann über einen Namenszug auf einem Display oder über eine qualifizierte elektronische Signatur erfolgen. Das Unterschrieben auf einem Display erfüllt die Anforderungen an einen Namenszug. Die Warnfunktion, die durch das Schriftformerfordernis gewährleistet werden soll, ist damit erfüllt. Die elektronische Signatur soll hier nicht genügen, weil eben kein Namenszug, keine Unterschrift erfolgt.[35] Die Warnfunktion und die Beweisfunktion einer Unterschrift werden hier als Argumente für die Annahme, dass nur der Namenszug unter dem Dokument formgerecht ist, angeführt. Mit der Unterschrift übernimmt der Unterschreibende nämlich die Verantwortung, dass die Urkunde richtig und vollständig ist.[36] Das Eingeben eines nur dem Eingebenden bekannten Codes in ein Kartenlesegerät erfüllt nach der hier vertretenen Auffassung sowohl die Warnfunktion als auch die Beweisfunktion. Das Eingeben einer mehrstelligen Zahl erfordert in der Regel eine höhere Aufmerksamkeit und Konzentration als das Unterzeichnen eines Schriftstücks. Dem Signierenden ist also offenbar, dass er ein Dokument bestätigt. Mit der Speicherung der Signaturdatei kann auch die Urheberschaft des Signierenden gezeigt werden. Im Hinblick auf die Beweisfunktion wird hier nicht verkannt, dass elektronische Signaturen oder elektronische Namenszüge möglicherweise nicht dauerhaft lesbar sind, weil die für die Erzeugung und Prüfung eingesetzten Algorithmen nur begrenzt verfügbar sind.[37] Allerdings stellt sich dieses Problem auch bei schriftlichen Urkunden, auch diese können unlesbar werden. Das Erstellen der Niederschrift in elektronischer Form – versehen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem elektronischen Namenszug – erfüllt die Voraussetzungen von § 24 VI WEG.

Hinsichtlich Versand und/oder Einsichtnahme in die Niederschrift gilt aber das zur Ladung gesagte. Diese können per E-Mail versandt oder in ein Webportal eingestellt werden.

Für das Führen der Beschlusssammlung existieren keine Formvorschriften. Die elektronische Führung ist üblich.

III. Die virtuelle Versammlung

Eine virtuelle Versammlung ist eine Versammlung, bei der einzelne oder alle Wohnungseigentümer ihre mitgliedschaftlichen Rechte durch moderne Kommunikationsmittel ausüben.[38] Denkbar ist also, dass sich einzelne oder alle Teilnehmer der Versammlung in einem virtuellen Raum einfinden und über Bild- und Tonübertragung auf einem Portal miteinander verbunden sind. Ein Meinungsaustausch und eine Willensbildung finden statt wie in einem realen Raum. Die Versammlungsteilnehmer melden sich zu Wort und können diskutieren und abstimmen, als wären sie in demselben Raum.

  1. Gesetzliche Grundlagen

Eine gesetzliche Regelung zur virtuellen Versammlung fehlt im WEG. Daher werden an dieser Stelle vergleichbare Regelungen in anderen Rechtsgebieten kurz dargestellt.

  1. a) Aktienrecht

Nach § 118 I AktG kann die Satzung vorsehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.

Die Vorstellung des Gesetzgebers sah hier vor, dass es eine Präsenzversammlung gibt und einzelne Aktionäre zugschaltet werden. Die Mitwirkungsmöglichkeiten der Aktionäre sollen durch die Einführung der neuen Medien verbessert werden. Um dies zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, eine Online-Hauptversammlung durchzuführen oder eine Online-Teilnahme an der Hauptversammlung zu erlauben, bei der Aktionäre nicht nur passiv über das Internet zuschauen, sondern bei der die Onlinezuschaltung als echte aktienrechtliche Teilnahme gilt und die Ausübung von Aktionärsrechten – vor allem des Stimmrechts – in Echtzeit möglich ist. Damit kann auf die weltweite Streuung der Aktien und die Internationalisierung der Aktionärsstruktur reagiert werden. Es ging nicht um die Einführung der virtuellen Hauptversammlung, also der Versammlung, die in keinem physischen Raum mehr stattfindet und deren Versammlungsort der Cyberspace ist, denn eine Präsenzhauptversammlung ist zunächst immer noch als die Basis gedacht, an der Aktionäre online zugeschaltet teilnehmen. Aber auch der Gesetzgeber hat bereits erkannt, dass, da theoretisch auch alle Aktionäre zugeschaltet sein können, die Regelung im Ergebnis der „virtuellen Hauptversammlung“ nahe kommt.[39]

  1. b) Zivilprozessrecht

Auch in den Zivilprozess hat die Digitalisierung Einzug gehalten. § 128a ZPO sieht eine mündliche Verhandlung im Wege der Bild- und Tonübertragung vor. Die Verhandlung wird nicht aufgezeichnet, heißt es weiter in Absatz 3. Diese Vorschrift wurde bereits 2002 eingeführt. Die bisherigen Erfahrungen der Praxis sind insgesamt positiv.[40]

Der Gesetzgeber geht für den Zivilprozess davon aus – übrigens auch für Zeugenvernehmungen – dass es der Unmittelbarkeit des Gesprächs eben nicht mehr bedarf.

  1. c) Vereinsrecht

Auch im Vereinsrecht gibt es – wie im WEG – keine gesetzliche Regelung zur virtuellen Versammlung. § 32 II BGB sieht vor, dass Beschlüsse schriftlich erfolgen können, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung schriftlich erklären. Weil es sich hierbei um dispositives Recht handelt, kann ein Verein durch die Satzung regeln, dass eine Mitgliederversammlung auch online durchgeführt werden kann.[41] Nach wohl hM ist auch ohne satzungsmäßige Grundlage eine Online-Mitgliederversammlung möglich, wenn sämtliche Mitglieder zustimmen.[42]

Bei Großvereinen findet die Versammlung bereits jetzt in zwei Räumen statt, die durch Ton- und Bildübertragung verbunden sind. Die Anwesenheit in einem Raum ist daher nicht mehr notwendig.[43]

  1. d) Wohnungseigentumsrecht
  • 23 III WEG entspricht dem Regelungsgehalt nach § 32 II BGB. Nach dem Wortlaut von § 23 III WEG ist ein Beschluss gültig, wenn alle Eigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklärt haben. Es bedarf also einer eigenhändigen Unterschrift unter der Erklärung, die den Aussteller erkennen lässt. Es ist bereits strittig, ob eine Übermittlung dieser Zustimmung per Fax ausreicht.[44] Von der noch hM wird dies abgelehnt,[45] dem wird aber mit folgendem Argument entgegengetreten: Für die Einhaltung der Warnfunktion bei der Schriftform sei keine Übersendung eines Originals erforderlich, weil es ein Original gibt und damit dem Unterzeichner der Ernst der Lage vor Augen geführt wurde.[46]

Aus der Dispositivität von § 32 BGB wird auf die Zulässigkeit einer virtuellen Versammlung geschlossen und mit den Argumenten, dass auch§ 23 III WEG keine Schriftform erfordere, kann auch im Wohnungseigentumsrecht auf die Zulässigkeit der virtuellen Versammlung geschlossen werden. Eine wirksame Vereinbarung über die Durchführung virtueller Versammlungen ist denkbar.[47] Die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist derzeit nur nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer zulässig. Wenn einzelne Eigentümer Vorbehalte gegen Kommunikation mittels Ton- und Bildübertragung haben, steht dies dem gegenseitigen Gedankenaustausch und der gemeinsamen Willensbildung entgegen.

Gegen die Möglichkeit, überhaupt virtuelle Versammlungen durchzuführen, kann eingewandt werden, dass § 25 III WEG von erschienenen Eigentümern spricht und auf einer virtuellen Versammlung könne man nicht erscheinen. Die bisher einzige veröffentlichte Entscheidung zu diesem Thema hat das AG Königstein im Taunus erlassen, wonach ein Beschluss, der über eine Telefonkonferenz zu Stande gekommen ist, nichtig ist, denn eine Telefonkonferenz sei keine Versammlung.[48] Diese Entscheidung deutet auf eine restriktive Auslegung des Versammlungsbegriffs hin, wo es darum geht, dass das Sich-Versammeln eine Zusammenkunft an einem Ort ist.

Hier mit dem Wortlaut und dem Wortsinn zu argumentieren, ist meines Erachtens zu kurz gegriffen. Die Digitalisierung verändert unseren Sprachgebrauch und unser Verhalten. Im Geschäftsverkehr ist es vollkommen üblich, Treffen und Besprechungen nur noch in Chaträumen oder per Videokonferenz durchzuführen. Auch dort gehen die Teilnehmer davon aus, dass die jeweils anderen Personen erschienen sind oder sich getroffen oder versammelt haben.

Im Hinblick auf die weiteren Probleme einer virtuellen Versammlung im Wohnungseigentumsrecht dürfte dennoch eine virtuelle Versammlung derzeit nicht zulässig sein. Die zu klärenden Fragen sind: Kann ein Eigentümer verpflichtet werden, die entsprechende Technik vorzuhalten oder muss nicht doch immer eine Präsenzversammlung mit nur weiteren über Medien zugeschalteten Teilnehmern durchgeführt werden? Wie werden hier gegebenenfalls Minderheitenrechte geschützt? Wie kann die Nichtöffentlichkeit der Versammlung gewährleistet werden? Wer sitzt hinter der Kamera? Wie kann die Teilnahme und die Kommunikation geprüft werden und wie die Beschlussfähigkeit? Wie werden Vollmachten erteilt und geprüft und gegebenenfalls zurückgewiesen?

Für alle diese angesprochenen Problemfelder werden technische Lösungen angeboten werden können. Die Entwicklung der Technik ist hier erst an ihrem Anfang.

Die Vereinbarung einer Versammlung, an der eine Teilnahme über elektronische Kommunikationsmittel zulässig ist, kann in engen Grenzen wirksam getroffen werden. In dieser Versammlung können dann einzelne Eigentümer über diese elektronische Kommunikation ihre Stimm- und Rederechte ausüben.

  1. Zwischenlösung?

Diskutiert wird die Frage, ob es eine Vorstufe bis zur Klärung der oben genannten Fragen geben kann. Eine Vorstufe zu virtuellen Eigentümerversammlung ist denkbar.[49] Bei dieser Vertreterlösung findet eine Präsenzveranstaltung statt. Bei dieser wird dann über Bild- und Tonübertragung (ohne Aufzeichnung) diskutiert und abgestimmt, also auch beschlossen. Nicht im gegenständlichen Versammlungsraum erscheinende Eigentümer wohnen der Versammlung mittels Übertragung über einen geschützten Zugang ohne Aufzeichnung bei. Nicht erscheinende Eigentümer erteilen einem Anwesenden (Miteigentümer, Verwalter) Vollmacht. Dieser Bevollmächtigte macht Mitwirkungsrechte (Stimme, Antragsrechte, Rederechte) nach Weisung des nicht erscheinenden Eigentümers geltend.

Diese Vertretungslösung gewährt Erscheinen, denn der Vertreter ist in der Versammlung physisch anwesend. Ein geschützter Zugang zur Übertragung wahrt das Gebot der Nichtöffentlichkeit. Mit einem Aufzeichnungsverbot wird den Persönlichkeitsrechten der anwesenden Eigentümer hinreichend Rechnung getragen, vgl. § 128a III 1 ZPO. Die Vorlage einer Vollmachtsurkunde im Original braucht nicht zu erfolgen, denn der Vertretene kann die Bevollmächtigung dem Versammlungsleiter und den anderen Eigentümern direkt in der Versammlung mitteilen.

  1. Fazit

Digitale Medien können den Verwalter schon heute bei der Durchführung der Versammlung unterstützen. Die Vereinbarung der Möglichkeit einer virtuellen Eigentümerversammlung ist denkbar.

In den Diskussionsentwürfen zur WEG-Reform – selbst im bayerischen Entwurf für ein „Gesetz für zukunftsfähiges Wohnen im Wohneigentum“[50] – sind aber keine Änderungen der §§ 23, 24 WEG vorgesehen. Die Hindernisse, die heute einer modernen virtuellen Eigentümerversammlung entgegenstehen, können und müssen aus dem Weg geräumt werden, damit das Wohnen im Wohnungseigentum zukunftsfähig ist.


Autor Katharina Gündel, Groß Rechtsanwälte
Der Aufsatz wurde veröffentlicht in der ZWE 06/2019
Die Autorin ist Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Der Beitrag gibt ihren Vortrag anlässlich des 44. Fachgesprächs des eid „WEG 2020: Baustellen im Wohnungseigentumsrecht“ am 25.10.2018 in Fischen wieder.

[1] Hess, Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik (Online Lexikon), http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/technologien-methoden/Informatik–Grundlagen/digitalisierung (Abruf 24.10.2018, 11:34 Uhr).
[2] Merle in Bärmann, WEG, 14. Aufl. 2018, § 23 Rn. 1.
[3] LG Berlin ZWE 2018, 325.
[4] BGH NZM 2018, 615 = ZWE 2018, 316 (Ls.); LG München I ZWE 2013, 270.
[5] Einsele in MüKoBGB, 8. Aufl. 2018, § 126b Rn. 6.
[6] Merle in Bärmann § 24 Rn. 34.
[7] Merle in Bärmann § 24 Rn. 34.
[8] Hügel/Elzer, WEG, 2. Aufl. 2018, § 24 Rn. 59.
[9] Wendtland in BeckOK BGB, 47. Ed. Stand: 1.8.2018, BGB § 130 Rn. 9.
[10] Merle in Bärmann § 24 Rn. 34.
[11] Wendtland in BeckOK BGB § 130 Rn. 15.1.
[12] Wendtland in BeckOK BGB § 130 Rn. 15.2
[13] OLG Jena, Beschl. v. 19.2.2016 – 1 W 591/15 = BeckRS 2016, 4646.
[14] Wendtland in BeckOK BGB § 130 Rn. 15.
[15] Wendtland in BeckOK BGB § 130 Rn. 15.
[16] Hügel/Elzer § 24 Rn. 58.
[17] Hügel/Elzer § 24 Rn. 58.
[18] Baudenbacher/Haas GRUR Int 2015, 519 (520).
[19] BR-Drs. 617/12, S. 70.
[20] EuGH NJW 2017, 871.
[21] Cimiano/Herlitz NZM 2016, 409.
[22] Richtlinie 2007/64 EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13.11.2007 über Zahlungsdienste im Binnenmarkt (aufgehoben durch Richtlinie (EU) 2015/2366 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25.11.2015).
[23] EuGH NJW 2017, 871.
[24] Hügel/Elzer § 24 Rn. 52.
[25] Kritisch: Elzer in BeckOK WEG, 35. Ed. Stand 1.9.2018, § 21 Rn. 397.
[26] Elzer in BeckOK WEG § 21 Rn. 398.
[27] Merle in Bärmann § 21 Rn. 188.
[28] Jennißen ZWE 2016, 8 (9).
[29] Schubert in MüKoBGB § 167 Rn. 13.
[30] LG Dresden Endurteil v. 12.11.2014 – 2 S 540/13, BeckRS 2015, 11766.
[31] Maximilian Müller ZWE 2017, 395 (399).
[32] Schubert in MüKoBGB BGB § 172 Rn. 13.
[33] Hügel/Elzer § 24 Rn. 99.
[34] Bartholome in BeckOK WEG § 24 Rn. 138-142.
[35] Hügel/Elzer § 24 Rn. 79.
[36] Hügel/Elzer § 24 Rn. 80.
[37] Einsele in MüKoBGB § 126a Rn. 4.
[38] Elzer, Die moderne Durchführung der Eigentümerversammlung (http://www.oliverelzer.de/mediapool/61/618300/data/Modernere_Durchf_hrung_der_Eigent_merversammlungIII.pdf (Abrufdatum 7.11.2018, 21:30 Uhr)).
[39] BT-Drs. 16/11642, S. 26.
[40] Fritsche in MüKoZPO, 5. Aufl. 2016, ZPO § 128a Rn. 2.
[41] OLG Hamm NJW 2012, 940.
[42] Schöpflin in BeckOK BGB, 47. Ed. Stand 1.8.2018, BGB § 32 Rn. 45.
[43] Noack NJW 2018, 1345.
[44] Bartholome in BeckOK WEG § 23 Rn. 86 mwN.
[45] Häublein NZM 2017, 656.
[46] Häublein NZM 2017, 656.
[47] Hügel/Elzer § 23 Rn. 17.
[48] AG Königstein i.T. NZM 2008, 171.
[49] Jacoby, Die WEG und ihre Verwaltung: Rechtliche Hemmnis der Digitalisierung (http://www.jura.uni-bielefeld.de/institute/fir/materialien/Jacoby_30.03.2017_Weimar.pdf (Abruf 07.11.2018, 21:40 Uhr)).
[50] Abrufbar unter: https://www.bmjv.de/SharedDocs/Gesetzgebungsverfahren/DE/Reform_Wohnungseigentumsgesetz_WEG.html (Abruf 8.4.2019, 9:31 Uhr).